Afin de permettre à chacun des Directeurs ou responsables budgétaires de faire un suivi serré des dépenses sous sa responsabilité, nous avons conçu un outil regroupant toutes les informations utiles à cette activité.
Ainsi, sur la page principale, on retrouve dans la section du haut, en bleu, les montants ayant été budgétés pour chacun des postes budgétaires du gestionnaire identifié. Dans la partie du centre, en jaune, on retrouve le total des factures reçues et saisies par la comptabilité dans le logiciel Simple Comptable à gauche et le total des PO entrés dans la partie de droite. Le lien se fait automatiquement dans le chiffrier Excel qui extrait les données via ODBC. Dans la partie du bas, en vert, on retrouve un différentiel, mois par mois, compte par compte, entre le budgété et le réel, ce qui permet de voir rapidement, si les dépenses mensuelles sont en ligne ou pas avec le budget et être en mesure de réagir. Puisque le chiffrier accède aux données de Simple Comptable via ODBC, les données les plus récentes sont toujours affichées, ce qui permet au gestionnaire de faire son suivi sur une base régulière, sans devoir attendre la fin de mois.
également, si le gestionnaire veut obtenir plus d’information sur le total des factures d’un mois donné pour un compte identifié, il lui suffit de double-cliquer sur le montant mensuel. Il verra alors un détail de toutes les factures correspondant à ce montant.
De même, si le gestionnaire veut voir le détail des PO correspondant au montant mensuel d’un compte, il double-clique sur le montant, ce qui affiche automatiquement le détail de tous les PO concernés.
